1. Navn og hjemsted
1.1 Navnet er FlexDanmark.
1.2 Hjemstedet er Aalborg Kommune.
2. Formål og opgaver
2.1 FlexDanmark har til formål at udvikle, anskaffe, eje, drive og supportere IT-systemer til brug for flextrafik samt drive Contact Center til brug for flextrafik samt anden dermed efter bestyrelsens skøn beslægtet eller forbunden virksomhed.
2.2 FlexDanmark skal økonomisk hvile i sig selv og må ikke varetage erhvervsøkonomiske formål.
2.3 FlexDanmark må alene varetage opgaver for sine medlemmer.
2.4 FlexDanmark kan ikke varetage myndighedsopgaver eller opgaver, som efter lovgivningen skal varetages af medlemmerne selv.
2.5 FlexDanmark indebærer ingen indskrænkninger i de beføjelser, som efter lovgivningen og medlemmernes vedtægter tilkommer medlemmernes styrelsesorganer.
3. Organisation
3.1 FlexDanmark er organiseret som en forening mellem offentlige parter.
3.2 Pr. 11. december 2019 har FlexDanmark følgende medlemmer:
Fynbus
Midttrafik
Nordjyllands Trafikselskab (NT)
Sydtrafik
Trafikselskabet Movia
3.3 Lovgrundlaget for FlexDanmarks virke tilsvarer trafikselskabernes.
4. Generalforsamling
4.1 FlexDanmarks øverste myndighed er generalforsamlingen.
4.2 Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år senest den 31. maj. Bestyrelsen skal senest to måneder inden den ordinære generalforsamlings afholdelse meddele mødetidspunkt og mødested til medlemmerne. Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal meddeles til medlemmerne senest to uger før generalforsamlingens afholdelse.
4.3 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkter:
1. Bestyrelsens beretning om FlexDanmarks virksomhed
2. Godkendelse af revideret årsregnskab for det foregående regnskabsår
3. Udpegning af medlemmer til bestyrelsen, jf. punkt 5.1
4. Godkendelse af budget for det efterfølgende regnskabsår
5. Valg af revisor
6. Eventuelt
4.4 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes efter bestyrelsens beslutning, eller når mindst tre med-lemmer har fremsat skriftlig anmodning herom. Tid og sted samt indkaldelsesvarsel for ekstraordinær generalforsamling bestemmes af bestyrelsen, idet indkaldelse dog skal ske med mindst 14 dages og højst en måneds varsel og senest en måned efter, at bestyrelsen har modtaget anmodning om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling.
4.5 Generalforsamlingen ledes af en på generalforsamlingen valgt dirigent.
4.6 Forslag, der af et medlem ønskes sat til afstemning på den ordinære generalforsamling, skal indsendes skriftligt til bestyrelsen senest fire uger inden generalforsamlingen.
4.7 På generalforsamlingen træffes beslutning med simpelt flertal, medmindre andet fremgår af disse vedtægter. Beslutning om godkendelse af budget for det efterfølgende regnskabsår kræver dog enstemmighed.
4.8 På generalforsamlingen har hvert medlem stemmer svarende til medlemmets procentvise andel af FlexDanmarks samlede omsætning i det seneste godkendte budget. Såfremt stemmefordelingen ikke kan ske på grundlag af det seneste godkendte budget, træffes beslutning med enstemmighed.
5. Bestyrelsen
5.1 FlexDanmark ledes af en bestyrelse, som udpeges af medlemmerne. Hvert medlem udpeger på den ordinære generalforsamling et medlem til bestyrelsen samt en personlig suppleant. Der kan ske genvalg til bestyrelsen.
5.2 Bestyrelsen vælger af sin midte en formand for bestyrelsen.
5.3 Såfremt et bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen inden den ordinære generalforsamling, udpeger det medlem, som har udpeget det udtrædende bestyrelsesmedlem, et nyt bestyrelsesmedlem for perioden frem til næste ordinære generalforsamling.
5.4 Bestyrelsen skal sørge for, at FlexDanmarks organisation og kapitalberedskab er forsvarligt.
5.5 Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens varetagelse af den daglige ledelse. Bestyrelsen skal sikre, at lovgivningen og vedtægterne overholdes, og at bogføringen og formueforvaltningen er betryggende.
5.6 Bestyrelsen skal orientere medlemmerne om alle forhold, som er af væsentlig økonomisk betydning for FlexDanmarks økonomiske stilling, herunder om alle væsentlige fravigelser fra det godkendte budget.
6. Bestyrelsesmøder
6.1 Der afholdes bestyrelsesmøde, når formanden bestemmer det, eller når et bestyrelsesmedlem eller revisor skriftligt kræver det. Der skal dog mindst afholdes tre bestyrelsesmøder om året.
6.2 Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med mindst 10 dages varsel.
6.3 Bestyrelsesmøder afholdes som fysiske møder. Bestyrelsesmøder kan afholdes elektronisk, hvis omstændighederne kræver det. Endvidere kan der i særlige tilfælde afholdes skriftlige bestyrelsesmøder.
6.4 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 2/3 af bestyrelsesmedlemmerne deltager i bestyrelsesmødet. Hvert bestyrelsesmedlem har en stemme.
6.5 Bestyrelsen træffer beslutning med simpelt flertal, medmindre andet fremgår af vedtægterne. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.
6.6 Der udarbejdes referat af hvert bestyrelsesmøde, som senest otte dage efter mødet fremsendes til bestyrelsens medlemmer. Referatet forelægges på det næste bestyrelsesmøde til underskrift af de medlemmer, som deltog i mødet.
6.7 Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet.
6.8 Et bestyrelsesmedlem skal underrette bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om bestyrelsesmedlemmets habilitet. Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt bestyrelsesmedlemmet har en sådan interesse i sagen, at bestyrelsesmedlemmet er udelukket fra at deltage i bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen.
6.9 Bestyrelsen fastsætter i en forretningsorden nærmere regler for sit arbejde.
7. Daglig ledelse
7.1 Bestyrelsen ansætter en direktør til varetagelse af den daglige ledelse af FlexDanmark.
7.2 Bestyrelsen udarbejder en instruks for direktørens arbejde.
7.3 Direktøren skal ved varetagelse af den daglige ledelse følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. Den daglige ledelse omfatter ikke dispositioner, der efter FlexDanmarks forhold er af usædvanlig art eller af stor betydning.
7.4 Direktøren udarbejder hvert år en handlingsplan for det kommende regnskabsår, som i Q4 skal forelægges bestyrelsen til godkendelse. Handlingsplanen skal være afstemt efter det for FlexDanmark til enhver tid lagte budget, jf. punkt 8. Handlingsplanen er dynamisk og kan revurderes en gang hvert kvartal i året, hvor handlingsplanen eksekveres. Alle revurderinger af handlingsplanen skal forelægges bestyrelsen til godkendelse.
8. Budget og finansiering
8.1 Bestyrelsen fastsætter hvert år forud for generalforsamlingen et budget for det efterfølgende regnskabsår. Bestyrelsen fastlægger principperne for budgetlægningen samt den løbende budget-opfølgning.
8.2 Budgettet forelægges på den ordinære generalforsamling til godkendelse.
8.3 Efter bestyrelsens beslutning kan FlexDanmark med et eller flere medlemmer indgå aftale om løsning af særskilte udviklingsopgaver, som økonomisk skal hvile i sig selv. Omkostningerne for sådanne særskilte udviklingsopgaver fordeles efter aftale mellem de pågældende medlemmer i forhold til deres andele af omkostningerne. Løsning af sådanne særskilte udviklingsopgaver må ikke beslaglægge FlexDanmarks ressourcer i et sådant omfang, at FlexDanmarks ikke fuldt ud kan leve op til forpligtelsen til at servicere alle FlexDanmarks medlemmer, som det fremgår af det til enhver tid besluttede budget og handlingsplan.
8.4 Alle rettigheder til de af FlexDanmark udviklede IT-løsninger – herunder også de i punkt 8.3 nævnte særskilte udviklingsopgaver – tilhører FlexDanmark, og kan af FlexDanmark tilbydes til alle FlexDanmarks medlemmer.
8.5 FlexDanmark må ikke oparbejde overskud. Såfremt der ved årets udgang er et overskud eller et underskud, udlignes dette i budgettet for det efterfølgende regnskabsår.
9. Regnskab og revision
9.1 Regnskabsåret er kalenderåret.
9.2 Regnskabet aflægges i overensstemmelse med årsregnskabsloven.
9.3 Regnskabet revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor, som vælges af generalforsamlingen.
10. Tegning og hæftelse
10.1 FlexDanmark tegnes af direktøren i forening med enten bestyrelsesformanden eller to bestyrelsesmedlemmer, af bestyrelsesformanden i forening med to andre bestyrelsesmedlemmer eller af den samlede bestyrelse.
10.2 Der påhviler ikke medlemmerne eller andre nogen hæftelse for de af FlexDanmark påhvilende forpligtelser.
11. Vedtægtsændringer, udtræden og ophør
11.1 Beslutning om ændring af vedtægterne kræver enstemmighed på generalforsamlingen.
11.2 Et medlem kan udtræde af FlexDanmark med seks måneders varsel til en 1. januar. Et udtrædende medlem har ikke krav på nogen andel af FlexDanmarks formue. Såfremt årsregnskabet for det seneste år, hvor det udtrædende medlem deltog, udviser en negativ egenkapital, skal det udtrædende medlem senest 30 dage efter modtagelse af påkrav indbetale en andel af den negative egenkapital svarende til medlemmets andel af FlexDanmarks omsætning i det seneste regnskabsår.
11.3 Beslutning om opløsning af FlexDanmark kræver enstemmighed på generalforsamlingen. Ved op-løsning fordeles egenkapitalen mellem medlemmerne. Medlemmernes andele af egenkapitalen opgøres efter medlemmernes andel af FlexDanmarks omsætning i det seneste regnskabsår.
12. Ikrafttræden
12.1 Vedtægterne træder i kraft den 11. december 2019 og træder i stedet for de tidligere vedtægter af 1. januar 2018
*****
Vedtaget ved FlexDanmarks ekstraordinære generalforsamling den 11. december 2019.
